Was ist eine elektronische Rechnung?

Die Elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument im XML-Format (XRechnung) und muss digital signiert sein. In der Europäischen Richtlinie 204/55/EU wird definiert, „dass lediglich solche Rechnungen erfasst werden, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“

Inhaltlich gelten dieselben Pflichtangaben wie für eine Papierrechnung.

Was ist keine E-Rechnung?

Um zu verstehen, welche Rechnungsformen als E-Rechnung legitimiert werden, ist es hilfreich zu wissen, welche Formate nicht der Richtlinie entsprechen.

Demnach werden eingescannte Papierrechnung, unstrukturierte PDFs oder einfache Bilddateien nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Grundlagen akzeptiert.

Allerdings sind hybride Formate erlaubt, d.h. dass nur ein Teil der Rechnung dem strukturierten elektronischen Format entsprechen muss. Beispielsweise ist eine eingebettete Bilddatei in ein EU-konformes e-Rechnungsformat möglich.

Welche Ziele verfolgt die Richtlinie 204/55/EU?

Das Hauptziel der Europäischen Richtlinie ist die Schaffung eines technologieneutralen E-Invoicing-Standards, d.h. die verschiedenen nationalen Standards in der EU sollen in Einklang gebracht werden. Mit der elektronischen Rechnung soll somit der Rechnungsaustausch auf nationaler wie internationaler Ebene sicherer, schneller und ressourcenschonender erfolgen.

Das erweiterte Ziel dieser Richtlinie ist, den Rechnungsstandard über öffentliche Verwaltungen hinaus auch in der Wirtschaft zu etablieren. Insofern wird die elektronische Rechnung ein notwendiger Baustein der Supply-Chain-Finance – der unternehmensübergreifenden Optimierung der Finanzstruktur zur Maximierung der Rentabilität von Unternehmen.

Folgende Information hat das Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat veröffentlicht:

Die Europäische Union (EU) hat mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vom 16. April 2014 wesentliche Vorgaben zur Umsetzung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) erlassen.

Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben.

Bloße Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen den europarechtlichen Anforderungen nicht.

Der Bund hat dies mit einem E-Rechnungsgesetz sowie einer E-Rechnungsverordnung für Bundeseinrichtungen getan. Oberste Bundesbehörden sowie Verfassungsorgane des Bundes sind demnach verpflichtet, E-Rechnungen seit dem 27. November 2018 zu empfangen und zu verarbeiten. Alle anderen Bundeseinrichtungen haben eine um ein Jahr verlängerte Umsetzungsfrist zum 27. November 2019.

Für Landeseinrichtungen sowie kommunale Einrichtungen sind die rechtlichen Umsetzungen der jeweiligen Bundesländer maßgeblich.

Späteste Umsetzungsfrist ist der 18. April 2020 nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU.